招展書和招商函是展覽組織機(jī)構(gòu)向目標(biāo)客戶提供的正式文件，內(nèi)容較為繁雜，因此，在編制招展書和招商函時(shí)，對(duì)其內(nèi)容、圖標(biāo)、版面等一定要做到科學(xué)合理的規(guī)劃和安排，使招展書和招商函在展覽與招商過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。展覽組織機(jī)構(gòu)在編制這些資料時(shí)有以下原則：


1.內(nèi)容做到準(zhǔn)確無誤
      招展書和招商函是參展和觀眾了解展覽的第一手資料，也是展覽組織機(jī)構(gòu)向目標(biāo)客戶提供的主要文件性宣傳資料，也是展覽組織機(jī)構(gòu)向目標(biāo)客戶提供的主要文件性宣傳資料，其目的是為了促進(jìn)參展商的觀眾參展與參觀的決策。因此，招展書和招商函上所以內(nèi)容都必須準(zhǔn)確無誤且具有全面性，這對(duì)展覽組織機(jī)構(gòu)或者展覽名牌都會(huì)帶來重要影響。


2.文案策劃簡(jiǎn)潔實(shí)用
      招展書和招商函的文案策劃為了能夠提升參展商和觀眾的閱讀興趣和參展熱情，必須要簡(jiǎn)潔實(shí)用，在文案策劃中盡可能地2體現(xiàn)展覽對(duì)目標(biāo)客戶的核心價(jià)值，包括展覽組織理念、展覽環(huán)境、展品分類、展覽費(fèi)用和服務(wù)、參展商和觀眾的地區(qū)分布和比列、展覽的宣傳和推廣、展覽期間的配套活動(dòng)等。


3.設(shè)計(jì)制作精美雅致
      招展書和招商函在文字、圖片的排版上要注重美觀，設(shè)計(jì)制作精美雅致，這不僅是為了更好地吸引目標(biāo)客戶，提高展覽與招商效果，更重要的是通過展覽資料，能增進(jìn)目標(biāo)客戶對(duì)展覽組織機(jī)構(gòu)服務(wù)價(jià)值的信賴和認(rèn)識(shí)，形成品牌效應(yīng)。


4.便于攜帶和傳遞
      招展書和招商函的傳遞方式主要有三種：郵寄推廣、同類展覽推廣和招展商代理推廣，這需要資料便于攜帶，適合傳遞給目標(biāo)客戶。
我國(guó)有些展覽組織機(jī)構(gòu)在設(shè)計(jì)時(shí)過于追求內(nèi)容和形式的大而全，不僅增加了招展書和招商函的編制與印刷的成本，而且在推廣和實(shí)施的過程中造成目標(biāo)客戶困難以攜帶而隨手廢棄的情況，降低了宣傳推廣的效果。因此，強(qiáng)調(diào)資料的便捷性會(huì)增加展覽推廣的成效。


5.印刷宣傳品的包裝紙選擇
      在設(shè)計(jì)制作招展書和招商函時(shí)，必須充分認(rèn)識(shí)印刷宣傳品的尺寸、色彩、紋理對(duì)預(yù)期受眾所產(chǎn)生的影響。因?yàn)樾麄髌返陌b針對(duì)著不同的受眾，所以需要從視覺吸引力及整體視覺效果方面研究印刷宣傳品的物理特性，考慮怎么綜合運(yùn)用紙張色澤、油墨色和折頁(yè)等刺激閱讀。經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)市場(chǎng)人員往往咋事前就已清楚該采用怎么樣的設(shè)計(jì)組合（包括紙張重量、色澤、尺寸和折頁(yè)方式等）來傳達(dá)那些非常重要且影響持久的非語(yǔ)言信息。

（攝影 首創(chuàng)展覽）